Denk jij ’s avonds ook ‘Wat heb ik eigenlijk vandaag gedaan’?
Ervaar jij werkdruk of werkstress?
Vergeet je snel dingen?

Na het toepassen van de volgende 5 tips ervaar je wezenlijk meer ruimte, omdat je optimaal omgaat met je tijd!

Tip 1: Laat je niet leiden door je agenda
Je bent op je werk, je rent van het ene overleg na het andere overleg. Je kijkt op de klok en het is gewoon alweer 14:00 en je hebt niet eens gegeten. Even snel een boterham tijdens het afmaken van dat ene mailtje of het schrijven van het voorstel dat eigenlijk gisteren de deur uit moest,….. herkenbaar?

Mensen laten zich voortdurend, zowel privé als zakelijk, leiden door hun agenda. In dat geval wordt je eigenlijk geleefd ipv dat je zelf leeft! Wat hierin helpt, is om je agenda VOORAF te blokken, bijvoorbeeld een 30 minuten voor je lunch, en een uur aan het begin van de dag (zie tip 2) en een uur aan het einde van de dag. Zo kun je goed starten, afronden én heb je tijd voor je lunch.

Een disclaimer; Natuurlijk gebeurt het regelmatig dat mensen er gewoon overheen plannen. Zij weten inmiddels dat het ‘geblokte’ tijd is en vinden alles wat zij aan het doen zijn belangrijk genoeg om die ruimte in te nemen. Afspreken met jezelf dat je deze afspraak niet accepteert en vraagt of het iets eerder of later kan, helpt. Ga je mee in het verzoek, dan is het hek van de dam.

Tip 2: Doe wat belangrijk is éérst
Ik heb het zelf soms ook. Je bent moe, omdat je niet lekker hebt geslapen of het was juist heel gezellig, maar nèt iets te laat. Je komt op je werk en ziet de dag als een zware dobber voor je. Je opent je agenda en ziet wat je allemaal nog moet, bah!
Wat mij heeft geholpen en nog steeds helpt, is om een to do lijstje te maken aan het begin van de dag, gewoon simpel op een geeltje. Een korte dagplanning eigenlijk (dit uiteraard in combinatie met tip 1) helpt je ontzettend. En wat nog het meest fantastische is als je hetgeen je het meest tegenop ziet het eerste doet,… dit helpt je om de zwaarste dobber als eerste binnen te halen. Alles wat daarna komt, valt mee en je zult zien dat dit ook positieve invloed heeft op je humeur 🙂

Tip 3: Plan niet je hele dag vol met overlegtijd
Wat mij ook vaak is overkomen, is dat mijn hele dag vol blijkt te zitten met overlegtijd. Je stapt van het ene overleg in het andere. Je komt zodoende nergens meer aan toe. En je wilt die dag toch echt zaken afronden. Het is dus zaak om te voorkomen dat je hele dag vol zit met overlegtijd.

Als je er even van uit gaat dat je dag 8 werkbare uren bevat en je tip 1 toepast, dan heb je nog 6 werkbare uren over. Wat mij enorm helpt, is om de overige 6 werkbare uren in mijn agenda te verdelen in overlegtijd en werktijd. Pas hier de 80-20 regel op toe. Reserveer en plan ongeveer 1 a 1,5 uur reserveert en inplant voor overleg. Houd de overleggen ook kort. Denk aan 15 a 30 minuten maximaal.

Je hebt dan nog 4,5 a 5 uur over om echt te werken aan een opdracht of taak. Die je vanzelfsprekend ook weer opknipt in de vijf belangrijkste zaken die je die dag echt af moet hebben om het project of de taak verder te helpen. Oja, … samenwerken aan een taak is in mijn beleving geen overleg en overleg is niet per se samenwerken.

Tip 4: Vraag een collega om hulp
Loop je tegen iets aan? Of kom je ergens niet uit? Heb je het idee dat je vastloopt of wil je gewoon graag even met iemand sparren?

Vraag een collega om hulp! Het woord collega betekent onder andere werkgenoot, wauw! Je hoeft het dus niet alleen te doen! Het ‘enige’ wat je hoeft te doen, is om hulp te vragen bij hetgeen je mee zit.
En dat is nou net, voor de meeste mensen, het lastigste. Onthoud dat als jij geen hulp vraagt, jij niet alleen jezelf tekort doet, maar ook je collega. Weet dat mensen in de basis juist HEEL GRAAG een ander helpen. Hoe vaak zeg jij wel niet,.. als ik ergens mee kan helpen,.. en er wordt nooit gebruik van gemaakt,.. toch? Hoe voelt dat? Jij wilt toegevoegde waarde leveren en je collega wil dat ook, dus vragen met die hap!

Tip 5: Zeg nee
Nee zeggen om meer ruimte te creëren voor jezelf is voor veel mensen een open deur,.. maar waarom doen ‘ze’ het dan niet als ‘ze’ allemaal weten hoe het zit?
Wij mensen zijn ontzettend dienstbaar in de basis. Willen altijd iedereen helpen en vooral aardig gevonden worden. herkenbaar? Nee zeggen als iemand je iets vraagt is bijna not done, toch?
Neem die ruimte die je nodig hebt,.. je hoeft het niet altijd bot af te kappen, maar vraag nu ruimte omdat het even niet uitkomt maar zeg daarna wanneer het wel schikt. Zo doe je direct ook aan verwachtingsmanagement. Als het te lang duurt voor je collega, kun je degene misschien wel verwijzen naar iemand anders die er ook verstand van of handigheid in heeft?

Dit waren mijn 5 tips.
Heb jij nog een andere tip om met de lezers te delen? Of een inzicht dat je kwijt wilt? Zet het dan hieronder in het reactieveld.

Groetjes,
Miranda

Ps: Uiteraard mag je dit blog delen met familie of vrienden waarvan jij denkt dat ze er baat bij hebben!